Datenschutzerklärung

Stand: 8. Juli 2026

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf diesem Portal sind:

Marcel Kube und Jasmin Kube Winterweg 5, 21698 Bargstedt Telefon: 0162 3475017 · E-Mail: info@immo-kube.com

2. Wofür dieses Portal da ist

Dieses Portal („Immo-Kube") dient der Verwaltung unserer eigenen Mietobjekte: der Entgegennahme und Bearbeitung von Mängelmeldungen, der Bereitstellung von Vertrags- und Zahlungsinformationen sowie von Dokumenten für unsere Mieter. Die Nutzung des Portals ist freiwillig — Sie können sich jederzeit auch per E-Mail, Telefon oder Post an uns wenden.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Name, Anschrift der Mietsache, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Vertragsdaten: Mietbeginn, Miethöhe und -zusammensetzung, Kaution, Vertragskonditionen
• Kommunikation: Inhalte Ihrer Meldungen im Portal, E-Mails an unsere Verwaltungspostfächer (info@, meldung@, handwerker@immo-kube.com) einschließlich Anhängen
• Fotos/Videos, die Sie zu Mängelmeldungen hochladen oder per E-Mail senden
• Dokumente zum Mietverhältnis (z. B. Mietvertrag, Zusatzvereinbarungen, freigegebene Abrechnungsbelege)
• Nutzungsdaten des Portals: Anmeldedaten (E-Mail, Passwort verschlüsselt), Zeitpunkte von Dokumentabrufen bei befristeten Freigaben (Zugriffsprotokoll), technisch notwendige Server-Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Mietverhältnisses (Bearbeitung von Meldungen, Beauftragung von Handwerksbetrieben, Bereitstellung von Vertragsdaten und Dokumenten): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (insb. steuerliche Aufbewahrungspflichten, Nachweis der Belegeinsicht): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Berechtigte Interessen (effiziente und nachvollziehbare Verwaltung, IT-Sicherheit, Dokumentation von Vorgängen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Push-Benachrichtigungen: nur mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — jederzeit in den Einstellungen widerrufbar

5. Automatische Zuordnung eingehender E-Mails (KI-Unterstützung)

Eingehende E-Mails an unsere Verwaltungspostfächer werden technisch unterstützt dem betreffenden Objekt und Vorgang zugeordnet. Dazu werden der Betreff und ein gekürzter Auszug des Textinhalts an einen KI-Dienst der Anthropic PBC (USA) übermittelt. Nicht übermittelt werden Dateianhänge (Fotos, Dokumente) und Telefonnummern. Die Zuordnung ist ein Vorschlag — die Bearbeitung und alle Entscheidungen erfolgen durch uns persönlich; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Zuordnung Ihrer Anliegen). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum), der Bestandteil der von uns akzeptierten Nutzungsbedingungen der Anthropic-API ist und die Standardvertragsklauseln einbezieht.

6. Empfänger Ihrer Daten

• Handwerksbetriebe: Zur Behebung gemeldeter Mängel geben wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) an den beauftragten Betrieb weiter, damit dieser direkt mit Ihnen einen Termin abstimmen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Steuerberater: objektbezogene Unterlagen im Rahmen der steuerlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO)
• Rechtsberatung im Einzelfall, soweit zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter (siehe Ziff. 7)

7. Hosting und technische Dienstleister

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland — Serverbetrieb und Datensicherung. Sämtliche Portal- und Dokumentdaten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abgeschlossen.
• united-domains GmbH, Gautinger Str. 10, 82319 Starnberg, Deutschland — E-Mail-Postfächer und Domainverwaltung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abgeschlossen.
• Anthropic PBC, San Francisco, USA — KI-gestützte Zuordnung (nur Betreff und gekürzter Text, siehe Ziff. 5). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich EU-Standardvertragsklauseln ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen.
• Push-Dienste: Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, wird die Zustellung technisch über den Push-Dienst Ihres Geräteherstellers bzw. Browsers abgewickelt (Apple, Google oder Mozilla). Die Benachrichtigungen enthalten nur knappe Hinweise (z. B. „Ihre Meldung: Termin steht"), keine weitergehenden personenbezogenen Inhalte.

8. Cookies

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzungs-Cookie für die Anmeldung, Sicherheits-Token). Es findet kein Tracking statt, es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

9. Speicherdauer

• Daten zum Mietverhältnis: für die Dauer des Mietverhältnisses und darüber hinaus, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (steuerlich bis zu 10 Jahre) oder die Daten zur Geltendmachung bzw. Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind (regelmäßige Verjährung 3 Jahre, in besonderen Fällen länger)
• Portal-Konto: bis zur Löschung auf Ihren Wunsch oder nach Ende des Mietverhältnisses; die vorgenannten Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt
• Verarbeitete E-Mails werden im Postfach nach 6 Monaten gelöscht; die Inhalte sind bis dahin bereits dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und unterliegen dort den obigen Fristen
• Server-Protokolle: 14 Tage

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen (z. B. Push) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Bestimmte Daten (Name, Anschrift, Bankverbindung für Mietzahlungen) benötigen wir unabhängig vom Portal zur Durchführung des Mietvertrags.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils im Portal veröffentlichte Fassung.